El término mejora continua se refiere al conjunto de acciones dirigidas a obtener la mayor calidad posible de los productos, servicios y procesos de una empresa. Esto se traduce en reducción de costos y tiempo, dos factores clave para el crecimiento de una organización. Afortunadamente, estos procesos están al alcance de cualquier tipo de negocio, así que es muy importante saber en qué estamos fallando para corregir el rumbo de nuestra empresa de inmediato.

Fabián Solano, asesor técnico y propietario de panadería Artepan de Costa Rica, aconseja que debemos estar atentos a las señales para determinar que un cambio es necesario. «Todo lo medible es mejorable; podemos saber que nuestra producción está teniendo cambios con simples conteos diarios de producto terminado, por ejemplo», afirma el empresario.

APLICACIÓN EN LA PANADERÍA

Todos los procesos son susceptibles a perfeccionarse, en el caso de la productividad, Solano explica que se pueden implementar los siguientes cambios: «Se pueden mejorar, por ejemplo, el flujo constante e inteligente de la producción, la respuesta eficaz a los pedidos, el control de inventarios, la innovación y desarrollo, la inocuidad y los procesos correctos de panificación».

En el área comercial, por su parte, el experto recomienda revisar los siguientes aspectos: «mejorar la búsqueda de nuevos nichos de mercado, optimizar nuestra posición comercial con un lugar más eficiente, corregir problemas del servicio al cliente, resolver de forma ordenada, eficiente y pronta los conflictos empresa-cliente».

En cuanto a lo administrativo se pueden mencionar puntos débiles como la capacitación en todas las áreas, la relación empresa-proveedores, resolución de conflictos laborales, entre otros.

Es muy importante para detectar estos y otros fallos contar con retroalimentación tanto de clientes, proveedores y empleados, esta es una herramienta sumamente valiosa que debemos promover para contar con información que permite tomar decisiones en aspectos clave que implican calidad, servicio, perspectiva comercial, necesidades nuevas de consumo y, sobre todo, hacia dónde se debe dirigir el negocio, indica Solano.

El método

Para un pequeño negocio es necesario establecer controles de producción utilizando parámetros de tiempo, calidad y eficiencia. No es costoso, cada negocio es diferente, pero estos parámetros aplican para todo el giro del negocio de la panificación dado que, por pequeña que sea nuestra panadería, es una «fábrica» con mayor o menor capacidad de producción. Estas prácticas van a llevar a nuestro emprendimiento a otro nivel y vamos a poder rentabilizarlo al máximo, así se podrá dar un servicio cada vez mejor.

CINCO PASOS PARA LOGRAR A MEJORA CONTINUA

Organizaciones como ENAE Business School listan cinco pasos para generar procesos más eficientes:

Identificación de los procesos susceptibles de mejora

Esto, aunque parezca complicado, no lo es. Si alguno de tus procesos está fallando, ¡sin duda necesita mejorar de inmediato! Haz una lista de todas las cosas que crees que están teniendo problemas y apunta todo el procedimiento en un cuaderno para detectar en dónde se encuentra el error.

Análisis de procesos

Ahora es momento de investigar los problemas dentro de cada proceso. Para conseguirlo se debe indagar en las siguientes perspectivas: satisfacción de cliente, satisfacción de personal, desarrollo de cuellos de botella, aumento de costos y sus causas, disminución de la calidad y sus causas y aparición de retrasos y sus causas. Tras estudiar cada una de ellas debes hablar con los miembros de los equipos donde se han detectado problemas. Esto facilita llegar a su raíz y fomentar la participación de integrantes de todos los grupos de trabajo.

Rediseño de procesos y consenso

Detectados los problemas hay que proceder a su eliminación. Es necesario trabajar con las personas que están directamente involucradashaciéndoles participar en el cambio, lo que simplificará su gestión. Comenzar con una lluvia de ideas es un buen consejo, el siguiente paso será reducir la lista de posibles soluciones, contextualizándolas y contrastándolas con las posibilidades reales.

Implementación y comunicación del cambio

Es probable que la mejora de procesos de negocio implique el cambio de los sistemas, equipos o rutinas existentes. La planificación es clave y será necesario superar la resistencia al cambio inicial.

Revisión del proceso

Pocas cosas funcionan a la perfección desde el principio, por eso, después de lanzar el nuevo proceso es preciso monitorear su evolución, para asegurarse que las expectativas se cumplan. Al primer síntoma de que las cosas no están funcionando, hay que corregir.